各部門：

為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校檔案管理工作，確保各類檔案材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔，充分發(fā)揮檔案在招生、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)我校檔案管理辦法相關(guān)要求，現(xiàn)將2023年度、2024年度檔案材料歸檔工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

（一）2023年度及2024年度各部門在招生、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的，具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等各種不同形式的載體材料。

（二）以學(xué)校名義獲得的（省部級(jí)及以上）各種證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、光榮冊(cè)、錦旗、題詞、獲贈(zèng)以及在校際交流中具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案。

（三）其他往年應(yīng)歸檔而未歸檔的檔案文件材料。補(bǔ)充移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)區(qū)分年度，單獨(dú)制作移交清單，分開卷盒。

具體歸檔范圍詳見《南京機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》（南機(jī)電院[2024]18號(hào)文）

二、歸檔要求

（一）強(qiáng)化歸檔工作意識(shí)。檔案工作是學(xué)?；A(chǔ)管理的重要內(nèi)容。各單位需提高重視、規(guī)范管理，專兼職檔案員應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)定，扎實(shí)做好本單位檔案收集、整理及移交工作，確保歸檔材料完整規(guī)范、按時(shí)保質(zhì)完成歸檔任務(wù)。

（二）提升歸檔材料質(zhì)量。歸檔材料須齊全完整、系統(tǒng)準(zhǔn)確，原則上采用原件。按序分類整理，避免內(nèi)容分割遺漏，逐卷（件）核查，確保無缺頁(yè)、漏項(xiàng)。歸檔材料應(yīng)為辦理完結(jié)、具備保存價(jià)值且不影響現(xiàn)行工作的原始材料，聲像類檔案要標(biāo)明作者、時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物等內(nèi)容。為保證移交文件資料的安全性，電子文件一律用硬盤或者U盤拷貝至檔案室（弘德樓613）。

（三）規(guī)范檔案移交程序。移交前，移交方需先向檔案室發(fā)送移交清單電子版，經(jīng)檔案室確認(rèn)后，再前往辦理移交手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)逐件核對(duì)檔案資料，確認(rèn)無誤后，接收雙方在一式兩份的移交清單上簽字，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后加蓋部門公章，雙方各執(zhí)一份存檔備查。

三、歸檔時(shí)間

各單位應(yīng)于2025年6月13日前完成相關(guān)檔案材料的歸檔移交工作。對(duì)不符合要求的檔案材料或檔案目錄明細(xì)，重新整理，合格后方可辦理移交手續(xù)。

四、其他

為確保工作順利開展，在文件材料歸檔過程中，如有疑問或需調(diào)整歸檔時(shí)間，請(qǐng)及時(shí)電話咨詢，以確保歸檔材料的齊全、完整、規(guī)范。

聯(lián)系人及電話：林巧芬18061231120 郵箱20217310@qq.com.

特此通知。

                                            圖書館

            2025年4月24日